Il tuo dipartimento è sopraffatto dalla gestione dello stato del sistema?

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Ecco come un'agenzia ha reso facili i trasferimenti

Di Courtney Levin, staff di EMS1 BrandFocus

Gestire una stazione dei vigili del fuoco o un'agenzia di emergenza sanitaria significa dover considerare un'enorme quantità di componenti in un dato momento. Dalla manutenzione delle attrezzature e dei veicoli alla formazione continua dei primi soccorritori, il successo di un reparto dipende da molti fattori.

Tuttavia, non importa quanto organizzato o tecnologicamente avanzato possa essere un dipartimento, servire la propria comunità in modo efficace ed efficiente può avvenire solo se le risorse sono opportunamente localizzate e costantemente monitorate. Questa valutazione continua della copertura dei veicoli, o gestione dello stato del sistema, garantisce che i camion dei pompieri e le ambulanze siano posizionati strategicamente per ottimizzare i tempi di risposta quando arriva una chiamata.

Per quanto importante sia questo processo, spesso richiede incredibilmente tempo. Molti reparti si affidano a operazioni manuali per la gestione dello stato del sistema, o spostamenti, che a volte richiedono fino a 15 sequenze di tasti solo per spostare un veicolo in una posizione diversa.

A seconda dell'agenzia, gli spedizionieri potrebbero dover memorizzare più regole per garantire che stiano eseguendo gli spostamenti in conformità con i piani della stazione dei vigili del fuoco e della compagnia di ambulanze. Le regole di spostamento potrebbero anche cambiare in base all'ora del giorno o dipendere da dove si trovano altri veicoli in un dato momento.

Tutta questa analisi avviene spesso mentre gli operatori rispondono contemporaneamente alle chiamate di emergenza, rendendo fin troppo facile che si verifichino errori. Per eseguire gli spostamenti in modo più efficiente e accurato, alcuni dipartimenti stanno abbandonando i processi manuali a favore di software di gestione dello stato del sistema.

La contea di Ventura, situata nel sud della California, è un centro di attività di primo soccorso. Con una popolazione di circa 850.000 persone distribuite su 2.200 miglia quadrate, la gestione dello stato del sistema è un compito enorme.

"Inviamo a tutti i vigili del fuoco e a tutte le ambulanze della contea", ha affermato Jordan Roberts, assistente responsabile delle comunicazioni antincendio presso i vigili del fuoco della contea di Ventura.

Oltre alle 33 stazioni dei vigili del fuoco nel proprio dipartimento, l'FD della contea di Ventura invia anche otto stazioni a Oxnard, sei stazioni a Ventura e una a Fillmore, oltre a lavorare nelle chiamate per la società di ambulanze privata AMR.

Roberts afferma che la gestione dello stato del sistema delle ambulanze è una delle maggiori sfide del dipartimento. Diviso tra le parti est e ovest della contea, il processo include dozzine di regole di spostamento su sei pagine.

"È un lavoro piuttosto impegnativo per il nostro dispatcher dello stato, al punto che abbiamo dovuto creare un'intera posizione di dispatcher dedicata allo stato delle prestazioni", ha affermato.

Affidato a un carico di lavoro pesante, questo ruolo prevede di digitare tutto il giorno mentre le ambulanze vengono assegnate alle chiamate e poi ritornano al sistema dopo aver lasciato i pazienti negli ospedali. Vengono presi in considerazione anche piani diversi per i vari battaglioni di vigili del fuoco, rendendo imperativo che sia sempre mantenuta una copertura minima in tutta la contea.

L'FD della contea di Ventura ha sentito parlare per la prima volta di Deccan International circa dieci anni fa, ma è stato solo negli ultimi anni che la leadership locale ha visto l'opportunità di passare da un lavoro manuale a un processo più automatizzato.

LiveMUM, il software di gestione dello stato del sistema di Deccan, utilizza principalmente un modello basato sui dati, utilizzando KPI dipartimentali, politiche operative e una serie di algoritmi per aiutare a prevedere quando e dove si verificherà un incidente. Sulla base di queste previsioni, consiglierà gli spostamenti necessari, bilanciando la necessità che le unità rimangano dove sono ed evitino spostamenti non necessari.

I dipartimenti che utilizzano LiveMUM possono completare gli spostamenti consigliati dal sistema utilizzando un pulsante di commit e possono visualizzare una mappa di copertura personalizzata che aiuta gli spedizionieri a vedere visivamente dove sono posizionate tutte le unità.

Utilizzando la versione più recente di LiveMUM di Deccan, Ventura County FD è stata in grado di alleggerire il carico imposto al dispatcher della gestione dello stato del sistema. Il processo di implementazione, tuttavia, è stato tutt’altro che semplice.